Reinventando la eficiencia: Todo lo que necesitas saber sobre Presupuesto en Base Cero (ZBB) y sus implicancias
- Summa Partners
- 9 ene
- 4 Min. de lectura
Actualizado: 26 mar
por Nicolás Palma
Cómo optimizar costos con un enfoque transformador de ZBB
En un contexto donde la eficiencia es clave para la competitividad, las empresas suelen enfrentar un problema recurrente: los presupuestos se construyen año tras año sobre la base de cifras históricas, con ajustes incrementales que perpetúan ineficiencias y sesgos del pasado. El Presupuesto en Base Cero (ZBB) surge como una metodología que permite desafiar esta inercia, visibilizar la información en profundidad y tomar decisiones desde una perspectiva renovada.
A diferencia de enfoques tradicionales, ZBB obliga a las organizaciones a cuestionar y justificar cada gasto “desde cero”, eliminando supuestos y permitiendo construir presupuestos más alineados con los objetivos estratégicos y la realidad operativa actual. Según nuestra experiencia, las empresas que implementan ZBB logran reducir entre un 10% y 20% de sus costos operativos en el primer ciclo, mientras fortalecen la disciplina financiera a largo plazo.
Elementos clave para implementar con éxito un programa ZBB
Implementar ZBB va más allá de recortar costos. Requiere estructuración, gobernanza clara y un enfoque integral que garantice la captura y sostenibilidad de las oportunidades. Éstas son las claves:
Estructuración de un programa sólido:
ZBB debe ser abordado como un programa integral de eficiencia, que incluya la mayor cantidad de Centros de Costos (CeCos) posibles. No basta con intervenciones puntuales; se necesita una visión sistémica que conecte todos los niveles de la organización.
Governance robusto:
El éxito de ZBB depende de una gobernanza clara, con roles y responsabilidades definidos. Aquí, figuras como los package owners (dueños de cada paquete de gasto) y entity owners (dueños de entidades presupuestarias) juegan un rol crítico en la formulación y justificación de cada partida.
Prioridad según la madurez de la empresa:
No todas las organizaciones están preparadas para abordar ZBB en su totalidad. Es clave comenzar seleccionando los CeCos y cuentas que son más abordables, en función del nivel de madurez y capacidad de gestión de costos de la empresa.
Pasos concretos para ejecutar un proceso ZBB de alto impacto
Implementar ZBB requiere rigor metodológico y una ejecución ordenada. Nuestra experiencia en proyectos de eficiencia muestra que los siguientes pasos son clave para lograr resultados concretos:
Análisis top-down:
A partir de drivers de costos y benchmarks de la industria, se define una visión del máximo potencial de ahorro. Esta etapa prepara la información necesaria para desafiar a los formuladores del presupuesto.
Definición de metas de captura y focos de trabajo:
Se establecen metas de ahorro y productividad, priorizando las áreas y cuentas con mayor potencial.
Formulación del presupuesto:
Los formuladores deben justificar desde cero cada línea de costos, proponiendo partidas alineadas con los objetivos y el potencial identificado. Esta fase es clave para plasmar ajustes concretos en el presupuesto final.
Identificación de habilitadores:
Para capturar las oportunidades, es necesario definir los habilitadores organizacionales, de proceso y tecnológicos. Por ejemplo, simplificar procesos críticos o ajustar roles y estructuras organizacionales.
Hoja de ruta para la captura:
Se genera una hoja de ruta detallada que prioriza iniciativas, fija plazos y asigna responsables para asegurar que las oportunidades identificadas se materialicen en ahorros y mejoras sostenibles.
Principales acciones para reducir costos y transformar tu negocio
En ZBB, el foco no está solo en “qué cortar”, sino en cómo rediseñar la organización para hacerla más eficiente. Las principales palancas de eficiencia incluyen:
Rediseño organizacional:
- Optimización de spans & layers (niveles jerárquicos y ancho de control)
- Alineación de bandas salariales
- Mejora de productividad y asignación de roles clave
Rediseño de procesos:
- Levantamiento masivo de procesos
- Optimización mediante Value Stream Mapping (VSM) para eliminar desperdicios e ineficiencias
Transformación de costos:
- Creación de un gobierno de control robust
- Implementación de Spend Control Towers para monitorear el gasto en tiempo real
Optimización de Sourcing:
- Creación de equipos de procurement
- Gestión avanzada de categorías para negociar mejores términos con proveedores
Por ejemplo, en un proyecto reciente con una empresa de servicios básicos, logramos un ahorro del 14% en costos operativos y un incremento de 4 puntos porcentuales en EBITDA en solo 4 meses, gracias a la implementación de ZBB y la transformación de procesos clave.
Conclusión: ¿Por qué reinventar la eficiencia con ZBB es clave para el éxito empresarial?
La Presupuestación en Base Cero no es un ejercicio presupuestario más; es una transformación en la manera de gestionar los costos y tomar decisiones. Al desafiar los presupuestos históricos, ZBB permite visibilizar oportunidades ocultas, generar ahorros significativos y construir una base sólida para una gestión eficiente y sostenible.
En Summa, hemos acompañado a organizaciones de diversas industrias en la implementación de programas ZBB que no solo han reducido costos, sino que también han mejorado la productividad, la transparencia y la toma de decisiones estratégicas.
¿Está tu empresa preparada para reinventar su eficiencia? El camino comienza con una decisión informada y estructurada.
Sobre el autor
Nicolás Palma es Director en SummaPartners y cuenta con más de 12 años de experiencia en consultoría estratégica.